Jaarverslag 2015

JAARVERSLAG GMR 2015

 
Vooraf
In 2015 heeft de GMR zich gebogen over de vraag in hoeverre de huidige werkwijze en instelling van de GMR nog past bij de opvattingen van de leden en bij de gewenste betrokkenheid van MR’en naar de GMR.
In een aantal bijeenkomsten heeft deze vraag centraal gestaan. We geven hierop een terugblik. Tevens was 2015 het jaar van inzoomen op komende veranderingen: een nieuwe cao, een nieuwe bestuurder, een nieuwe – nauwere –vorm van samenwerking met collega-stichtingen zoals Dynamiek in Horst aan de Maas.
Ook hiervan doen wij verslag.
 
Terugblik
Een nieuwe GMR
Binnen de GMR leefde het gevoel dat wij niet optimaal gebruik maken van onze mogelijkheden. Wij hebben met name het gevoel dat wij te weinig invloed uitoefenen op de totstandkoming van beleid en dat de evaluatie van de uitvoering van dit beleid ontbreekt.
 
Om het functioneren van de GMR te verbeteren hebben we aan de hand van vijf stellingen besproken wat wij zelf kunnen doen om het algehele functioneren van de GMR te verbeteren. Deze stellingen zijn:
  1. De GMR is baas over haar eigen agenda;
  2. Er is voldoende vertrouwen tussen de GMR en de bestuurder;
  3. De GMR weet wat er leeft binnen de afzonderlijke MR’en en weegt dit af in de besluitvorming;
  4. De GMR heeft een inhoudelijke visie over onderwerpen als het strategisch beleidsplan en het ICT-beleidsplan;
  5. Wij hebben voldoende kennis en kunde om onze rol goed te kunnen pakken.
 
Alle leden hebben op de vergadering van 30 april 2015 hun visie gegeven op deze vijf stellingen. Op 22 mei 2015 hebben wij een extra bijeenkomst gehouden om gezamenlijk te bepalen hoe wij aan de hand van deze vijf stellingen verbeteringen kunnen doorvoeren die tot een beter functioneren leiden.
 
Algemeen werd gedeeld dat dit proces en de extra bijeenkomst hebben bijgedragen aan een verbetering van het groepsgevoel. Feit is dat iedereen op persoonlijke titel in de GMR zit en zijn of haar eigen mening kan vormen. Onderling kunnen wij best van mening verschillen, maar elke mening wordt gerespecteerd. Ook bij het uiten van een afwijkende mening zullen wij elkaar (onder)steunen waar nodig.
 
Om het functioneren van de GMR te verbeteren hebben wij kritisch naar onszelf gekeken en ons afgevraagd wat wij zelf kunnen verbeteren, zowel in het proces als in ons handelen. Wij hebben een aantal acties besproken die wij vanaf het schooljaar 2015-2016 willen gaan uitvoeren.
 
 
 
Verbeteringen
Om meer grip te krijgen op zaken die op de agenda komen en wijze waarop deze zaken besproken worden hebben wij de volgende besluiten genomen:
 
Werkwijze
  • De indeling van de vergaderingen zal worden gewijzigd, wij zullen om 19.00 uur beginnen met een voorbespreking met alleen de GMR. Om 19.30 uur zal het bestuur van SPOVenray aanschuiven. Vervolgens zullen wij om 20.30 uur verder vergaderen zonder het bestuur. De bedoeling hiervan is dat het bestuur tijdens de vergadering de stukken die ter informatie worden ingebracht kan toelichten. Wij kunnen daarna zonder bestuur bespreken hoe wij dit agendapunt de daaropvolgende vergadering willen bespreken en hoe wij ons daarop kunnen voorbereiden. Op de daaropvolgende vergadering kunnen we zaken voorbespreken. Voor zaken die ter bespreking staan geldt dat deze kunnen worden nabesproken en eventueel het advies en instemming kan worden doorgenomen. Bij deze zaken kunnen wij op de daaropvolgende vergadering het advies of de instemming bespreken, waarna dit kan worden gedeeld met het bestuur.
  • Per onderwerp zullen we beoordelen of ieder voor zichzelf een mening zal vormen, of dat we een groepje zullen vormen van een aantal leden dat een onderwerp onderzoekt en uitdiept. Deze leden zullen vragen voorbereiden als een onderwerp ter bespreking staat en een stemadvies aan de GMR formuleren als een onderwerp ter advies of instemming op de agenda staat. Hiermee willen we bereiken dat onderwerpen beter uitgediept kunnen worden.
  • Vragen worden zoveel mogelijk vooraf met alle leden van de GMR gedeeld om meer structuur in de discussies te krijgen.
  • Als wij niet de kennis in huis hebben om een bepaald onderwerp goed te kunnen beoordelen zullen wij externe expertise inhuren.
 
Agenda
  • Op de eerste vergadering van het schooljaar zullen wij de jaarplanning doornemen. Wij zullen aan het bestuur vragen wat wij in de loop van het jaar kunnen verwachten. Daarnaast zullen wij onze eigen punten agenderen. Voor zaken die wij belangrijk vinden zullen we evaluatiemomenten in de jaarplanning opnemen.
  • Aan de hand van onze prioriteiten zullen wij een globale tijdsbesteding per onderwerp bepalen. Hiermee kunnen wij onderwerpen die wij belangrijk vinden grondiger behandelen.
  • Wij zullen zelf kritisch beoordelen welke zaken ter advies en ter instemming zijn en voor welk deel van de GMR deze rechten gelden.
  • Voor zaken die ter informatie op de agenda staan geldt dat wij ons alleen laten informeren. Vragen worden pas op de volgende vergadering gesteld. Het verzoek aan de voorzitter is om dit streng te bewaken.
  • Om het overzicht op de jaarplanning te verbeteren wordt kritisch naar de opzet en indeling van het document gekeken.
  • Elke vergadering eindigt met een bespreking van de agenda van de volgende vergadering en een beoordeling of de jaarplanning nog aangepast moet worden.
  • Het bestuur zal worden gevraagd om de mededelingen kort te houden om te voorkomen dat deze veel tijd van de agenda innemen. Aan de voorzitter het verzoek om dit kritisch te bewaken.
 
 
Verhouding met bestuur
  • Het algemene beeld was dat zaken door SPOVenray gemakkelijk ‘door de GMR worden geloodst’ en dat wij het gevoel hebben soms niet helemaal serieus genomen te worden. Dit willen wij veranderen door in ieder geval de besproken verbeterpunten door te voeren, maar ook door dit in voorkomende gevallen letterlijk voor te leggen aan het bestuur tijdens een vergadering.
  • Specifiek voor de personeelsgeleding geldt dat zij zich in sommige gevallen bewust zijn van de hiërarchische verhouding die er tussen hen en het bestuur bestaat en dat zij zich in die gevallen geremd voelen op openlijk hun mening te uiten. Dit willen wij ondervangen door in het voorbereidende deel van de vergadering het advies of de instemming te bespreken en in het volgende deel met het bestuur te delen.
 
Verhouding met achterban
  • Om de communicatie met de MR’en beter te structureren zullen we een standaard e-mail opstellen die jaarlijks in september, na de verdeling van de leden over de MR’en, wordt gestuurd. Hierbij zal iedereen zichzelf uitnodigen bij een vergadering van de verschillende MR’en. De afspraken met de MR’en worden op een uniforme wijze vastgelegd. Jaarlijks zal een evaluatie van de contacten met de MR’en worden besproken.
  • Door de contacten met de afzonderlijke MR’en te verbeteren zullen we vooral onszelf een dienst bewijzen. De input van deze MR’en is namelijk van wezenlijk belang om een beeld te kunnen vormen wat er op de scholen leeft. Hierdoor kunnen wij beter de gevolgen van beleid van SPOVenray voor de diverse scholen inschatten en ons een mening vormen over dit beleid.
 
Over deze nieuwe opstelling en werkwijze van de GMR hebben wij in juli 2015 een brief aan alle scholen gestuurd.
 
Een nieuwe cao
In maart en april 2015 hebben we gesproken over de nieuwe cao en dan met name de keuze voor het basismodel dan wel het overlegmodel. Om de merites van de nieuwe cao goed te kunnen doorgronden, heeft een afvaardiging van de GMR de informatieavond van SPOV voor de medewerkers bezocht. Mede op basis van deze informatie heeft de GMR ingestemd met de keuze voor het basismodel, met een groei naar het overlegmodel.
 
Een nieuwe bestuurder
Met betrekking tot de werving van de nieuwe bestuurder (Mw. Raaijmakers vertrekt met ingang van het schooljaar 2016-2017 als bestuurder) en voor de opvolging is de volgende procedure opgesteld.
Een extern bureau Beteor heeft de procedure en het tijdpad voor werving en selectie gemaakt. Een profielschets zal aan de hand van de interviews opgesteld worden. Twee GMR-leden zijn hiervoor geïnterviewd. Een lid van de personeelsgeleding van de GMR maakt deel uit van de BAC. De GMR stond positief ten opzichte van het geschetste proces.
 
Een nieuwe samenwerking
In oktober 2015 werd ons medegedeeld dat er een nauwe bestuurlijke samenwerking (een “Holding”) tot stand wordt gebracht tussen SPOV en de stichting Dynamiek. De GMR werd gevraagd – samen met de GMR van Dynamiek – een klankbordgroep te vormen ter ondersteuning van dit bestuurlijke proces. Nog voordat deze klankbordgroep bijeen is gekomen, werd dit bestuurlijke proces in december afgeblazen. Mogelijk wordt dit proces in een later stadium weer opgepakt.
 
Chronologisch overzicht van besproken agendapunten
 
27-1-2015 Verantwoordingsrapportage personeel 2013-2014 ter informatie
27-1-2015 Evaluatie functiemix
27-1-2015 Uitwerking SBP 2015-2019
27-1-2015 Evaluatie communicatieplan GMR
2-3-2015 Stand van zaken m.b.t. de invoering van het ICT beleidsplan
2-3-2015 Informatie (uitwerking) nieuwe CAO
2-3-2015 Positief advies t.a.v. vakantierooster 2015-2016
25-3-2015 Instemming nota clustervorming en visie op leiding geven
25-3-2015 Vaststelling afwijkende bevoegdheden
30-04-2015 Positief advies begroting 2015
30-04-2015 Instemming (P)GMR: Starten met het basismodel en groeien naar het overlegmodel
30-04-2015 Vaststelling vergaderplanning 2015-2016
28-05-2015 Ondertekening protocol communicatie medezeggenschapsorgaan HCC
28-05-2015 Vaststelling GMR-reglement
28-05-2015 Benoeming de heer Janssen als GMR-lid (oudergeleding), herbenoeming voor de oudergeleding van de heer van der Velden en mevrouw Biersteker (voor 1 jaar) en voor de personeelsgeleding herbenoeming van mevrouw Cuppen en mevrouw Sweelssen
28-05-2015 Instemming bestuursformatieplan 2015-2016
28-05-2015 De verkiezingscommissie stelt brief op voor MR-en, ouderraden en teams over de wijze van vergaderen van de GMR en een beschrijving van de randvoorwaarden.
28-05-2015 Evaluatie GMR
06-07-2015 Instemming 4 protocollen als onderdeel van het Veiligheidsplan
06-07-2015 Verhoging vacatievergoeding oudergeleding naar € 50,00 per vergadering gaat in m.i.v. schooljaar 2015/2016
06-07-2015 Vaststelling GMR-reglement na aanvulling bindende voordracht één lid van de RvT
01-10-2015 Formalisering samenwerking Dynamiek en SPOVenray en oprichting klankbordgroep vanuit de GMR
01-10-2015 M.i.v. schooljaar 2015-2016 het formulier “afspraken GMR-vertegenwoordiger met MR” gebruiken
01-10-2015 Mevrouw Smits volgt de heer Steenbakkers op in de Ondersteuningsplanraad (OPR)
01-10-2015 Presentatie “hoe krijgt Passend Onderwijs vorm binnen SPOVenray”
20-10-2015 Vaststelling overzicht contactpersonen MR 2015-2016
20-10-2015 Vaststelling adressenlijst per 1 oktober 2015
20-10-2015 Aanstelling mevrouw Philipsen als contactpersoon HCC
20-10-2015 Mevrouw Cuppen wordt benoemd tot plaatsvervangend voorzitter
20-10-2015 Presentatie samenwerking SPOVenray en Dynamiek Scholengroep
25-11-2015 Vaststelling faciliteiten- en activiteitenplan
25-11-2015 Presentatie voors en tegens vijf schooldagenmodel en continurooster
15-12-2015 Instemming met volledige Eigenrisicodragerschap. De hieraan gekoppelde ‘verzuimregeling’ komt in 2016 terug
15-12-2015 Ter informatie managementletter n.a.v. jaarrekening 2014
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Vooruitblik
Welke onderwerpen gaan wij in 2016 specifiek volgen?
Hiertoe heeft de GMR uit haar geleding personen benoemd die onder mandaat alle benodigde gegevens binnen SPOV mogen opvragen ter voorbereiding op de behandeling van het onderwerp. De volgende vijf onderwerpen zijn hiervoor gekozen:
 
Onderwerp Trekkers
ICT-beleidplan Elianne Sweelssen en Eric van der Velden
Begroting 2016 Elianne Sweelssen en Ruud van Mil
Rapportage Huisvesting Frans Janssen en Arianne Smits
Rapportage Onderwijs Miriam Hoedemaekers en Karin Janssen
Talentencampus Venray Cindy Lukken en Lucy Philipsen
 
 
Tot slot
Vanuit de ervaringen in 2015 verwacht de GMR, dat ook in 2016 een constructieve samenwerking met Bestuurder, BMT en de Raad van Toezicht zal blijven bestaan.
 
 
1 februari 2016,
 
namens de GMR,
Marcel de Groot,
Julienne van Well.