Faciliteiten- en activiteitenplan GMR 2017

  
Vooraf
Deze notitie is gebaseerd op de handreiking “Faciliteiten en activiteitenplan”, een uitgave van het project Versterking Medezeggenschap.
We hebben deze handreiking vertaald naar de situatie binnen SPOV, gebruikmakend van (niet gemelde, maar gecursiveerde) citaten uit genoemde handreiking.
Ieder medezeggenschapsorgaan heeft middelen nodig om zijn werk naar behoren te kunnen uitvoeren. Het gaat daarbij niet alleen maar om geld, maar eerder over de mogelijkheid om ruimte, materiaal en menskracht vanuit de scholen te gebruiken.
Faciliteiten spelen een rol op drie niveaus. Op elke school kan de MR met de schoolleiding afspraken maken over de behoefte die het best past bij het activiteitenplan. Op bestuursniveau gebeurt datzelfde in het overleg tussen GMR en bestuurder. Op de schaal van het samenwerkingsverband is de ondersteuningsplanraad aan zet om de eigen faciliteiten te bespreken.
In deze notitie werken we – uiteraard – alleen het bestuursniveau uit.
Het activiteitenplan vormt de basis voor vaststelling van de faciliteiten.
GMR-leden volgen – desgewenst - scholing en vergroten hun deskundigheid, de bestuurder maakt dit mogelijk en de raad legt verantwoording af over de besteding van de middelen aan de budgethouder en de achterban.
 
Faciliteiten per type
Vergaderingen en onkosten
Over de fysieke vergaderfaciliteit is meestal weinig discussie nodig. Een GMR heeft toegang tot een telefoon, kopieermachine, ICT-faciliteiten en post. Een vergaderruimte met koffie, thee en andere consumpties is eveneens vanzelfsprekend.
Ook bij SPOV is dit het geval. Het bestuur stelt een vergaderruimte ter beschikking met koffie en thee.
Administratieve of ambtelijke ondersteuning
Deze ondersteuningstaak kan de volgende elementen omvatten:
  • Secretariële werkzaamheden (telefoon, e-mail en post);
  • Administratieve en logistieke taken ter voorbereiding van de vergaderingen;
  • Verslaglegging van de vergaderingen;
  • Bijhouden (digitaal) archief;
  • Nieuwsbrieven voor ouders, leerlingen en personeel in concept opstellen.
Met de huidige ondersteuning (Marij) kan de GMR van SPOV goed uit de voeten. Verslaglegging van eigen delen van de GMR-bijeenkomst, worden door de GMR zelf – per toerbeurt- verzorgd.
Scholing en inhuur deskundigen
Over de regel dat het bevoegd gezag de ‘redelijkerwijs noodzakelijke kosten’  moet vergoeden valt minder te twisten als de GMR duidelijk aangeeft wat er nodig is om het medezeggenschapswerk goed uit te voeren. Er zijn diverse categorieën denkbaar:
 
  • Deskundigen diepen tijdens een vergadering een onderwerp uit en adviseert over
  • beleidsstukken;
  • Een basiscursus voor nieuwe GMR-leden;
  • Cursussen over specifieke onderwerpen;
  • Advisering over de bevoegdheid bij een bepaald voorstel, het proces van besluitvorming en dergelijke;
  • Juridisch advies en/of rechtsbijstand.
  
Niet al deze posten laten zich nauwkeurig begroten. We volstaan met een basisbedrag voor de diverse onderdelen.
De werkwijze binnen SPOV, met ondersteuning van deskundige leden van het stafbureau, voldoet al in hoge mate aan de realisering van genoemde elementen.
Bij een juridische procedure adviseert zowel de minister als de Stichting Onderwijsgeschillen om aan te sluiten bij de werkwijze uit de Wet op de Ondernemingsraden: alle kosten komen ten laste van het bestuur, mits het bestuur hiervan in kennis is gesteld voordat de GMR de kosten gaat maken.
Tijd voor personeel
Het minimumaantal toe te kennen uren staat vastgelegd in de cao.
In het primair onderwijs gaat het om 60 klokuren per jaar voor ieder PGMR-lid. Voor leden van de GMR die ook in een MR zitten is de redenering dat zij niet alle voorbereidingen dubbel hoeven te doen. Het aantal klokuren is dan 100.
Conform cao wordt binnen SPOV per school tenminste 60 uur beschikbaar gesteld. Facultatief kunnen scholen hier meer tijd voor reserveren.
Vergoeding voor ouders
Ook ouders steken heel wat tijd in medezeggenschap. Om daar iets tegenover te stellen, kan het bestuur op twee manieren geld uitkeren. De ene mogelijkheid is een vacatievergoeding, de andere is de belastingvrije vrijwilligersvergoeding. De onbelaste vrijwilligersvergoeding is een bijzondere vorm van vacatiegeld. Hierbij wordt gewerkt met uurtarieven. Om de bestede uren te bepalen geldt de vuistregel: tijdsduur vergadering maal twee + (gemiddelde) reistijd. Er kan ook gewerkt worden met een maandbedrag, dat niet hoger mag zijn dan € 150 en op jaarbasis € 1500.
Binnen SPOV krijgen de ouderleden van SPOV € 50 per bijeenkomst, als vorm van een vrijwilligersvergoeding. De onafhankelijke voorzitter krijgt € 150 per maand als (maximale) vrijwilligersvergoeding.
 
Het activiteitenplan
In het activiteitenplan geeft de GMR aan op welke manier de faciliteiten worden gebruikt.
Belangrijk is om allereerst het werkterrein van de medezeggenschap vast te stellen. Een tweede belangrijke vraag is wat voor soort raad de GMR wilt zijn: afwachtend, controlerend of pro-actief.
Vervolgens stelt de GMR prioriteiten en kiest de onderwerpen.
In 2015 heeft de GMR van SPOV antwoord gegeven op deze vragen:
  1. In het verslag bijeenkomst functioneren GMR van 22 mei 2015 (bijlage 1);
  2. In de brief aan de scholen over de werkwijze van de GMR van juli 2015 (bijlage 2).
 
De keuze van de onderwerpen staat grotendeels beschreven in de planning van de GMR-vergaderingen voor het schooljaar 2016-2017 (bijlage 3).
Deze 3 basisdocumenten vormen dus het grondpatroon voor ons activiteitenplan en zijn onderdeel van dit activiteitenplan.
Wat nog rest is een uitwerking van deze basisdocumenten in het activiteitenplan.
  
Uitwerking
De GMR (-leden):
  • Organiseert een of meer scholingsbijeenkomsten;
  • Organiseert – desgewenst – trainingen voor de leden;
  • Heeft abonnement op AOB-Diensten;
  • Huurt deskundigen in;
  • Houdt 10 reguliere vergaderingen (duur: 3 uur per bijeenkomst);
  • Overlegt halfjaarlijks met de Raad van Toezicht (tijdens 2 reguliere vergaderingen);
  • Zijn contactpersoon voor 2 scholen (de eigen school en een andere school);
  • Overlegt met de achterban middels het bezoeken van de MR-bijeenkomst van de scholen (1-2 keer per jaar);
  • Abonneert zich – desgewenst – op vakliteratuur;
  • Overlegt met verwante GMR-en (Dynamiek);
 
Activiteitenbegroting
 
Activiteit Aantal bijeenkomsten Kosten
Scholing Variabel p.m.*
Trainingen Variabel p.m.
Overleg met AOB-Diensten Variabel € 480
Inhuur deskundigen Variabel p.m.
Reguliere vergaderingen 10 € 4.500
MR-vergaderingen contactscholen Variabel n.v.t.
Vakliteratuur n.v.t. p.m.
Extern overleg 1 á 2 p.m.
Overleg met Raad van Toezicht 2 n.v.t.
Onvoorzien Variabel p.m.
Samengevat: Minimaal 12 (min.) € 4.980**
* pro memorie: een basisbedrag vaststellen in overleg met de bestuurder.
** In de loop van het jaar de begroting aanvullen n.a.v. concrete invullingen.
  
januari 2017,
 
namens de GMR,
 
Marcel de Groot,
onafhankelijk voorzitter.